cinta ibu

Mengerjakan Suatu Dokumen Menggunakan Microsoft Office Sharepoint Server 2007

1 Comment


Ketika anda mengerjakan suatu dokumen dari SharePoint, Office otomatis memiliki fitur tambahan yaitu Document Management Task Pane yang memperlihatkan informasi mengenai dokumen yang berada di SharePoint tersebut.

Informasi lainnya seperti pemberian akses untuk men-setting pesan alert, memperlihatkan versi dokumen, isi di dalam library, dsb.
Untuk memperlihatkan fitur Document Management task pane pada Office 2007,
Caranya:
1. Buka dokumen yang ada di SharePoint
2. Klik Office button, pilih Server, dan klik Document Management Information

Setiap ikon ini berhubungan langsung dengan jenis tugas yang bisa anda kerjakan di SharePoint.

Document Management task pane ini sangat berguna dalam mengerjakan tugas di Office yang langsung berpengaruh pada SharePoint, namun secara default ia tidak akan tampil secara otomatis.

Agar Document Management tampil secara otomatis, lakukan sebagai berikut:
1. Pilih ikon Status
2. Klik Options
3. Centangkan box pertama yang mengatakan akan tampil pada startup jika dokumen ini bagian dari workspace SharePoint, lalu klik OK

Mengerjakan Office 2007 Secara Offline

Kadangkala anda perlu melakukan revisi dokumen disaat lagi offline, misalnya, dalam perjalanan ke luar kota. SharePoint mendukung revisi secara offline pada Office 2007 dan 2003.

Melalui check-out, SharePoint akan membuat file copy nya ke komputer anda dan memblokir pihak lain agar tidak bisa merubahnya sampai anda selesai merevisinya dan men-check-in kembali dokumen tersebut.

Untuk merevisi dokumen sambil di check-out,
Caranya:
1. Pilih dokumen yang ingin direvisi
2. Pilih Check Out
3. Klik OK. SharePoint mengcopy dokumen itu ke dalam direktori My Documents\SharePoint Drafts folder

Untuk meng-edit dokumennya secara offline:
1. Pergi ke direktori My Documents\SharePoint Draft folder
2. Buka dokumen nya
3. Lakukan revisi lalu di save

Setelah anda selesai dengan revisinya dan sudah siap untuk kembali online, anda bisa check-in kembali hasil revisi dokumen itu, caranya:
1. Pilih dokumen nya dan klik Check In.
2. Isi komentar seperti biasanya lalu OK.
3. Lihat isi direktori My Documents\SharePoint Draft folder. Anda tidak menemukan dokumen yang telah direvisi sebelumnya, ini karena anda telah men-check-in nya sehingga siap untuk dilihat oleh pihak lain.

Gunakan Check Out untuk Menghindar Konflik

Contoh revisi offline pada demonstrasi sebelumnya bisa saja menimbulkan masalah baru, karena di Office 2007 anda sebenarnya bisa melakukan revisi tanpa harus meng-check-out dokumen itu.

Hal ini bisa menyebabkan konflik antara 2 dokumen yang telah direvisi secara terpisah.

Anda akan mengalami kesulitan untuk mengetahui versi mana yang lebih benar.
Anda bisa menghindari kesulitan ini dengan cara mensetting libraries agar dokumen yang ingin direvisi harus di check-out terlebih dahulu,
Caranya:
1. Di SharePoint Library, klik Settings dan pilih Document Library Settings
2. Klik Versioning Settings dibagian General Settings
3. Pastikan opsi version terpilih dengan sesuai
4. Pergi ke bagian bawah halaman dan pastikan pilih Yes dibagian Require Check Out, lalu klik OK
sumber : Bung Arkka

Author: Panca

Berupaya memfasilitasi hak pendidikan anak-anak Indonesia

One thought on “Mengerjakan Suatu Dokumen Menggunakan Microsoft Office Sharepoint Server 2007

  1. Pingback: Kumpulan Arsip Dokumentasi Konfigurasi Sharepoint 2007 « PANCA

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s