cinta ibu

Adding Site Column Pada Microsoft Office Sharepoint Server 2007

1 Comment


Harus anda ketahui bahwa menggunakan lookup list tidak memungkinkan anda untuk melihat nilai list dari site lain.
Lookup hanya bisa menggunakan nilai dari list yang berada di site tersendiri. Untuk mendapatkan nilai list dari site lain, anda perlu membuat site column.

SharePoint menyediakan beberapa built-in site column untuk lookup list.
Untuk menambahkan built-in site columns pada list, caranya:
1. Klik Setting dan pilih List Settings
2. Pergi ke bagian paling bawah Column, dan klik Add from existing site columns
3. Untuk menambahkan site columne untuk list, pilih pilihan yang ada dan klik Add, dan klik OK. Disini saya menambahkan kolum Gender untuk list Daftar Telepon R&D.
Saya buka Daftar Telepon R&D, dan terdapat kolum baru Gender disebelahnya Assistant.
Saya klik Actions lalu pilih Edit in Datasheet, maka sekarang bisalah mulai memberikan tambahan informasi mengenai status tiap karyawan seperti demikian.

Kebanyakan built-in site columns bersifat teks atau tanggal, terkecuali pada beberapa site kolum seperti Status, Priority, Assigned To dsb.

Anda bisa merubah pilihan nilai untuk site column ini.
Misalnya, cara merubah nilai pada Status site column, caranya:
1. Klik Home
2. Klik Site Actions dan pilih Site Settings. Klik Modify All Site Settings.
3. Klik Site Columns dibagian Galleries
4. Klik link Status
5. Pada bagian Additional Columns, hapus kata Scheduled dan Published. Biarkan yang lainnya default, lalu klik OK

Menhapus pilihan menu tadi dari site column tidak berarti merubah data pada list.
Hal itu hanya merubah pilihan saja disaat pengguna ingin menambahkan item baru pada list.

Anda membuat site column baru untuk berbagi nilai dengan site lainnya dikeseluruhan site collection.
Contohnya, kolum Department Lookup column.

Kolum Department tentunya dibutuhkan dikemudian nanti.
Untuk membuat Department site column, lakukan sebagai berikut:
1. Buatlah list Department dari link Home
2. Klik Site Actions dan pilih View All Site Contents
3. Klik Create
4. Klik Custom List
5. Berikan nama Departments
6. Pilih No dibagian Navigation
7. Klik Create. Kini terdapat site koleksi baru dengan nama Departments
8. Klik Actions dan pilih Edit in Datasheet. Berikan nama departemen nya.

Sekarang anda perlu hapus kolum Department yang asli agar list department yang anda buat ini tidak konflik, caranya:
1. Klik Site Actions, pilih Site Settings, dan klik Modify All Site Settings
2. Klik Site Columns dibagian Galleries
3. Klik link Department dibagian Core Contact and Calendar
4. Pergi ke bagian paling bawah halaman, dan klik Delete. Klik OK untuk konfirmasi.

Sekarang anda buat list baru untuk Department yang bersifat Lookup list, caranya:
1. Klik Create
2. Berikan nama Dept yang bersifat Lookup
3. Pilih Core Contact and Calendar Columns dibagian Group
4. Pilih Departments dibawah Get Information From dibagian Additional Column
5. Pilih Title Linked to Item dibawah In this Column
6. Klik OK

Sekarang anda sudah bisa gunakan Department Lookup list ini, caranya:
1. Buka Daftar Telepon BM
2. Klik Setting dan pilih List Setting
3. Pergi ke bagian Column dan klik pada Department. Department ini bersifat Choice dan tidak diperlukan.
4. Rubah namanya menjadi Departemen Lama, lalu klik OK
5. Pergi ke bagian Column dan klik Add from existing site columns
6. Dibagian select column, pilih Dept, lalu klik Add. dan klik OK.
7. Buka Daftar Telepon BM, klik Actions dan pilih Edit in Datasheet
8. Disini terdapat kolum Departemen Lama dan Dept. Kita tidak memerlukan Departemen Lama dan nanti bisa dihapus.
9. Pilih nama departemen nya untuk kolum Dept
10. Setelah selesai, pergi ke Settings dan pilih List Setting.
11. Klik Departemen Lama dan Delete list ini. Klik OK untuk konfirmasi
12. Pergi ke bagian Column lagi dan klik Dept.
13. Rubah namanya menjadi Departemen, biarkan yang lainnya default, lalu klik OK
14. Buka Daftar Telepon BM dan disini tampil kolum Departemen baru yang bersifat Lookup List
Departemen baru yang bersifat Lookup List ini secara otomatis juga telah membuat Master Lists.
Untuk lebih memahaminya, ikuti langkah berikut ini:
1. Pergi ke site halaman utama. Daftar Telepon BM tampil kurang rapi.
2. Klik panah kecil disebelahnya, dan pilih Modify Shared Web Part
3. Di List Views, klik Edit the current view
4. Pergi kebagian Group By dan pilih Departemen
5. Klik OK untuk menutupnya

Sekarang, jika anda ingin merubah salah satu nama departemen, contohnya Riset & Development, agar menjadi R&D singkat, maka perubahan ini tidak hanya saja pada penampilannya, tetapi juga pada keseluruhan nilai yang memiliki nama Riset & Development akan berubah menjadi R&D singkat.

Mari saya perlihatkan:
1. Klik Riset & Development
2. Klik Edit Item. Rubah namanya menjadi R&D. Klik OK
3. Tampilan departemen R&D telah berubah. Sekarang pergi ke halaman Daftar Telepon BM. Otomatis tertampil juga kata R&D.

Dan bila saya ingin melakukan perubahan, dengan cara klik Actions dan pilih Edit in datasheet, maka pilihan Lookup list Departemen Riset & Developmen nya pun berubah menjadi R&D singkat!

Sumber : Bung Arkka

Author: Panca

Berupaya memfasilitasi hak pendidikan anak-anak Indonesia

One thought on “Adding Site Column Pada Microsoft Office Sharepoint Server 2007

  1. Pingback: Kumpulan Arsip Dokumentasi Konfigurasi Sharepoint 2007 « PANCA

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s