cinta ibu

Infopath : Menggunakan Form Libraries Pada Microsoft Office Sharepoint Server 2007

3 Comments


MENGUMPULKAN DATA DENGAN INFOPATH
SharePoint mampu mengkoleksi data dengan menggunakan list atau InfoPath Form Libraries. Dengan menggunakan InfoPath, anda bisa melakukan data validasi, kondisional format, mengirim info ke database, mengirim info lewat email, mengumpulkan signature, dan meilhat data dalam status read-only.


Demonstrasi berikut ini akan saya pertunjukkan cara menggunakan Microsoft InfoPath 2007 untuk melakukan hal-hal yang telah disebut sebelumnya berkat adanya SharePoint Form libraries dan InfoPath Forms Services.
Membuat Form Library

Form library adalah dokumen library yang menggunakan InfoPath form sebagai template dalam menginput data dan memperlihatkannya di SharePoint.

InfoPath adalah sebuah aplikasi pembuatan form.
Untuk membuat form di InfoPath:
1. Buka Microsoft Office InfoPath 2007
2. Di Getting Started pilih Sample Asset Tracking dan klik Design this Form. Anda bisa modifikasi form ini dengan memilih opsi-opsi yang ada di Design Tasks Pane
3. Jika sudah selesai merubah form nya, klik File dan pilih Preview dan klik Form. Beginilah tampilan form Asset Tracking
4. Setelah anda puas dengan hasil form yang anda bikin ini, klik File dan pilih PUblish
5. Klik OK
6. Berikan nama file name dan lokasi untuk disimpan nya
7. Klik Save
8. Publishin Wizard muncul, pilih yang pertama dan klik Next
9. Masukkan address URL server nya, dimana InfoPath Form ini akan digunakan, lalu klik Next
10. Pilih Document Library untuk menjadikannya sebagai template di document library, dan klik Next
11. Pilih Create a New Document Library dan klik Next
12. Berikan nama document form library nya dan klik Next
13. Klik Next lagi. Dan terakhir klik Publish

Centangkan Open this document library sehingga saat menekan Close, SharePoint membuka halaman Asset document ilbrary nya.

Setelah anda selesai mempublikasikan form ini, pengguna lain bisa membuka dan mulai melakukan data entry dengan mengklik New dan New Document.

Form Asset Tracking muncul, dan isilah form ini sebagai berikut.
Setelah selesai, klik Save dan simpan form ini ke Asset document library.
Berikan nama file nya, lalu klik Save.

Kini setiap pengguna yang telah mengisi form Asset Tracking bisa dilihat dari Asset Document Library ini.

Mengirim Form Data
Form libraries umumnya bertujuan untuk mengkoleksi data dengan cara berikut:
1. Pengguna mengklik New Document
2. Pengguna mengisi form nya, menyimpannya, lalu menutupnya untuk membuat entry form baru di library
3. Pengguna bisa membuka entry baru tersebut, bisa mengedit, dsb pada form.

InfoPath juga menyediakan tombol Kirim daripada Save, karena dengan menekan tombol Kirim, maka form yang telah di isi otomatis terkirim ke email address yang berwenang.

Untuk menambahkan tombol Kirim pada template Service Request, lakukan sebagai berikut:
1. Buka lokasi file SVCREQ.XSN
2. Pilih file itu dan klik Design. Klik OK. Secara otomatis InfoPath terbuka.
3. Pilih Tools dan Submit Options
4. Centangkan Allow users to submit this form
5. Pilih Email dan klik Add. Isikan email pada To: dan Cc: dan berita di Subject, lalu klik Next
6. Biarkan secara default dan klik Next, lalu klik Finish
7. KLik OK untuk menutup Submit Options dan simpan template ini
8. Klik File dan pilih Publish
9. Pilih yang pertama dan klik NExt
10. Berikan address URL server nya dan klik Next
11. Pilih Document Library dan klik Next
12. Pilih Create a new document library dan klik Next
13. Berikan nama untuk document library ini lalu klik Next
14. Biarkan default dan klik Next, lalu Finish
15. Terakhir klik Close

Pertama kali si pengguna mengisi form ini secara online, template nya otomatis ter-download ke komputer nya. Sehingga, nantinya ia tetap bisa membuka template tersebut dari InfoPath tanpa harus online.

Sekarang saya pergi ke Customer Service document library dan saya buat dokumen baru.
Saya isi form ini sebagai berikut.
Lalu saya klik Submit, dan klik Send. Kini form nya terkirim ke alamat email yang telah ditujukan. Misalkan saya kirim ke email saya sendiri, maka inilah pesan baru di mailbox saya. Outlook otomatis membuat folder baru bernama InfoPath Forms dan berikut isi pesannya yang lengkap dengan pengisian form Service Request nya.

Form ini anda simpan untuk rekord di dalam Customer Service document library
Tombol kirim atau submit bisa anda tambahkan langsung di dalam form nya, agar nanti bila ada yang mengisi form ini lewat situs atau website, maka tombol submit bisa di klik olehnya.

Untuk membuat tombol kirim ini:
1. Buka lokasi file SVCREQ.XSN
2. Pilih dan klik Design
3. Klik Insert dan pilih More Controls
4. Ambil kontrol Button dan taruh di Form nya
5. Dobel klik kontrol button nya dan pilih Submit dibagian Action
6. Klik Submit Options, dan cek untuk memastikan kontrol button ini mengirim ke email yang sesuai
7. Jika sudah selesai, klik Apply dan OK. Klik Save
8. Klik File dan pilih Publish
9. Pilih yang pertama dan klik Next
10. Cek alamat URL nya mengarah ke Customer Service dan klik Next
11. Sesuaikan dan klik Next
12. Sesuaikan dan klik Next
13. Klik next dan publish. Terakhir klik Close
14. Tutup form Service Request nya dan Refresh halaman Customer Service document library.

Sekarang klik New Document dan lihatlah dibawah form terdapat tombol Submit.
Klik tombol nya maka dialog box menampilkan alamat email yang akan dikirimnya.
Demikianlah cara menambahkan tombol kontrol submit pada form InfoPath.

Sumber : Bung Arkka

About these ads

Author: Panca

Dari tidak tahu menjadi tahu

3 thoughts on “Infopath : Menggunakan Form Libraries Pada Microsoft Office Sharepoint Server 2007

  1. Good.. good..Thx banget dah mau share. Oh ya, kalo boleh nanya.. Saya tuh mau collect data infopath ke Database melalui Sharepoint, tapi ko’ pas join 3 table..tombol submitnya jadi Not Enabled.. apa infopath tidak bisa submit dengan database yang berelationship ya ?…

    Soalnya kalo 1 table atau 2 table bisa…

    Di tunggu pencerahannya.. Thx


    @irvan, sepengetahuan saya infopath belum sejauh ini hanya sebatas menggantikan form kertas dan belum bisa terkoneksi kedatabase (cmiiw)

  2. trima kasih atas artikelnya. saya juga sedang mempelajari sharepoint portal server 2007 dan sedang development milik company perusahaan bumn di salah satu direktorat minta dibuatkan portalnya dan saya ada kendala bagaimana cara menampilkan menu untuk print dari sharepoint 2007? jika ada yang mengetahui caranya email saya ke: aikjkt@yahoo.co.id.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 27 other followers